Qué poner en la glosa de la factura a una orden de compra del Estado

Qué es la «glosa» (son tres campos, no uno)

Cuando un proveedor pregunta «¿qué pongo en la glosa?», casi siempre está pensando en un solo campo de texto. Pero una factura electrónica (DTE tipo 33) tiene tres lugares distintos donde va información sobre la venta, y el organismo público revisa cada uno por separado:

1. Detalle de ítems

   Cada línea de la factura: nombre del producto o servicio, descripción, cantidad y precio. Es lo que se compara línea a línea contra la orden de compra.

2. Referencias

   Un campo estructurado del DTE donde declaras qué documento respalda la factura: tipo de documento, folio y fecha. Aquí es donde va la orden de compra, y es lo que el sistema del organismo usa para vincular tu factura con la compra.

3. Observaciones (la glosa libre)

   Texto libre que tu facturador puede llamar «glosa», «observaciones» o «comentarios». Sirve para dar contexto a quien revisa la factura, pero no reemplaza la referencia.

La referencia a la OC: el campo que de verdad importa

En la sección de referencias de la factura agregas una línea con tres datos:

• Tipo de documento: 801 — Orden de compra. Es el código que el SII define para referenciar una OC. En la mayoría de los facturadores aparece en un desplegable como «Orden de Compra».
• Folio: el código completo de la OC, tal como aparece en Mercado Público, con guiones y sufijo (por ejemplo, 1234-567-AG26). No solo el número del medio ni una versión abreviada.
• Fecha: la fecha de emisión de la orden de compra, no la de tu factura ni la de la entrega.

Si despachaste con guía antes de facturar, agregas una segunda referencia a la guía de despacho (tipo 52, con su folio y fecha). La referencia a la OC se mantiene.

El detalle: cómo describir los ítems

La regla es simple: el detalle de la factura tiene que poder ponerse al lado de la orden de compra y coincidir línea a línea. En la práctica:

• Usa el mismo nombre de producto que la OC. Si la orden dice «Resma papel carta 75 g», no factures «Papel oficina». En Convenio Marco, el nombre de la ficha del producto es el que manda.
• Mismas cantidades y precios unitarios. Revisa si los precios de la OC vienen netos o con IVA incluido: si vienen con IVA, el neto de la factura se calcula dividiendo por 1,19, y ahí es donde aparecen diferencias de un peso que bastan para un reclamo.
• Una línea por ítem de la OC. No agrupes varios productos en una sola línea «según OC»: el organismo necesita ver qué está pagando.
• Si el ítem es exento, factúralo como exento. No le agregues IVA a algo que la orden de compra trae exento.

¿Primera vez facturando al Estado? Antes de las glosas conviene tener claro el flujo completo, desde aceptar la OC hasta el pago. Lo explicamos en cómo facturar al Estado una orden de compra.

Plantillas listas para copiar

Reemplaza lo que está entre corchetes. El código de OC del ejemplo (1234-567-AG26) es ficticio.

1. Venta de bienes, entrega total

Referencia:   801 · Orden de Compra · Folio 1234-567-AG26 · Fecha [fecha OC]
Detalle:      [Nombre del producto igual que en la OC] · [cantidad] × [precio unitario]
Observación:  Factura OC 1234-567-AG26 · [Nombre del organismo] · Entrega total

2. Entrega parcial (la OC se paga en varias facturas)

Referencia:   801 · Orden de Compra · Folio 1234-567-AG26 · Fecha [fecha OC]
Detalle:      Solo los ítems y cantidades entregados en esta entrega
Observación:  Entrega parcial [1] de [2] · OC 1234-567-AG26

Solo si la orden de compra contempla entregas parciales. Cada factura referencia la misma OC, y la suma de todas no puede superar su total.

3. Servicios

Referencia:   801 · Orden de Compra · Folio 1234-567-AG26 · Fecha [fecha OC]
Detalle:      Servicio de [descripción igual que en la OC] · Período [mes año]
Observación:  Servicio prestado según OC 1234-567-AG26 · [Nombre del organismo]

4. Con guía de despacho previa

Referencia 1: 801 · Orden de Compra · Folio 1234-567-AG26 · Fecha [fecha OC]
Referencia 2: 52  · Guía de despacho · Folio [folio guía] · Fecha [fecha guía]
Observación:  Factura guía N° [folio guía] · OC 1234-567-AG26

5. Nota de crédito para anular una factura con error

Referencia:   33 · Factura electrónica · Folio [folio factura] · Fecha [fecha factura]
Código ref.:  1 · Anula documento de referencia
Razón:        Anula factura N° [folio] por [error en referencia a OC / monto / receptor]

Después de anular, emites la factura correcta, de nuevo con la referencia a la orden de compra.

Errores que hacen que te reclamen la factura

• La OC solo en las observaciones. Sin la referencia 801, el sistema del organismo no vincula tu factura con la compra.
• El código de la OC incompleto. Sin el sufijo, con un dígito cambiado o solo con el número del medio. Cópialo desde Mercado Público, no lo tipees.
• La fecha de referencia equivocada. Va la fecha de la orden de compra, no la de hoy.
• Nombres de producto «parecidos». Si quien revisa no reconoce el ítem de su OC, la factura vuelve.
• Dos órdenes de compra en una factura. Lo más seguro es una factura por OC. Mezclarlas complica la imputación del pago del lado del organismo.
• Corregir con una factura nueva encima. Si te equivocaste, primero la nota de crédito que anula y después la factura correcta.

Cómo lo resuelve Marko

La mayoría de los errores de esta guía aparecen por lo mismo: la factura se arma a mano, copiando datos desde Mercado Público al facturador. Marko está hecho para el proveedor del Estado y emite la factura desde la orden de compra:

• Receptor e ítems precargados desde la OC. RUT, razón social y dirección del organismo, y los productos con sus cantidades y precios, sin re-digitar.
• Referencia completa o nada. Tipo, folio y fecha se validan juntos: si ingresas uno, Marko te exige los tres.
• IVA recalculado según la OC. Si la orden viene con precios netos, con IVA incluido o exenta, el cálculo se ajusta para que el total calce.
• Todo el historial de la OC en un lugar. Guías, facturas y notas de crédito emitidas para cada orden, y con la sincronización bancaria, qué pagos ya entraron.

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