Gané una Compra Ágil, ¿y ahora cómo le facturo al Estado?

Ganaste la orden de compra: ¿qué pasa ahora?

En una Compra Ágil (o en cualquier compra del Estado), cuando tu oferta es la elegida el organismo te emite una orden de compra (OC) a través de Mercado Público. Esa OC es el documento que autoriza la venta: dice qué te compraron, en qué cantidades, a qué precio y a qué organismo le estás vendiendo.

El flujo completo, de principio a fin, es este:

1. Aceptas la orden de compra

   Revisas que los ítems, cantidades y montos coincidan con lo que cotizaste y la aceptas en el portal. Desde ese momento te comprometes a entregar.

2. Entregas el bien o servicio

   Despachas el producto o ejecutas el servicio dentro del plazo comprometido. El organismo registra la recepción conforme.

3. Emites la factura electrónica

   Aquí entra lo que casi nadie te explica: tienes que emitir un documento tributario electrónico (DTE) al SII, a nombre del organismo y referenciando la orden de compra.

4. El Estado te paga

   Una vez recibida la factura y con la recepción conforme, corre el plazo de pago (la Ley de Pago a 30 días). Lo vemos más abajo.

Qué documento tienes que emitir

El Estado paga contra factura electrónica: los organismos públicos no reciben boleta. Estos son los documentos que vas a usar al venderle al Estado:

• Factura electrónica (tipo 33): es el documento de cobro estándar. La emites a nombre del organismo, con su RUT, por el monto de la orden de compra. Es lo que habilita el pago.
• Guía de despacho electrónica (tipo 52): la usas cuando despachas la mercadería antes de facturar o cuando el traslado de los bienes lo exige. Después la respaldas con la factura.
• Nota de crédito (tipo 61): es el documento para corregir o anular una factura ya emitida (por ejemplo, si facturaste con un error). No modifica la venta: la deja sin efecto para que vuelvas a emitir bien.

Cómo emitir la factura paso a paso

1. Confirma la recepción conforme

   Asegúrate de haber entregado y de que el organismo registró la recepción. Facturar antes de entregar puede dejarte expuesto si hay observaciones.

2. Identifica al receptor correcto

   La factura va a nombre del organismo comprador (con su razón social y RUT), nunca a nombre de "Mercado Público" ni del portal. El RUT del receptor debe ser el del servicio que emitió la OC.

3. Replica los ítems y montos de la OC

   Carga los productos o servicios tal como aparecen en la orden de compra: las mismas cantidades, los mismos precios y el mismo total. La factura tiene que reflejar la OC, no una versión distinta.

4. Referencia el número de la orden de compra

   En la factura debes indicar el número (folio) de la orden de compra que estás cobrando. Esa referencia es la que permite al organismo y a su sistema de pago vincular tu factura con la compra y procesarla.

5. Emite el DTE al SII

   Generas la factura electrónica con tu facturador autorizado. El SII la timbra y queda válida. El organismo la recibe en su sistema y, salvo reparos, comienza a correr el plazo de pago.

La factura tiene que calzar con la OC

La razón número uno por la que a un proveedor le rechazan o le retrasan el pago no es la calidad del producto: es que la factura no coincide con la orden de compra. Para que calce, revisa estos tres puntos antes de emitir:

• Receptor: razón social y RUT del organismo exactos, tal como figuran en la OC.
• Montos e ítems: el detalle y el total de la factura deben ser iguales a los de la orden de compra aceptada.
• Referencia a la OC: el número de la orden de compra, indicado en la factura, para que el sistema del Estado la concilie automáticamente.

Errores que retrasan (o frenan) tu pago

• Facturar al portal y no al organismo. La factura debe ir al RUT del servicio comprador, no a un nombre genérico.
• Olvidar la referencia a la orden de compra. Sin el número de la OC, el organismo no puede vincular tu factura con la compra y queda en el limbo.
• Montos que no cuadran. Si el total facturado no coincide con la OC aceptada, te la rechazan.
• Facturar antes de la recepción conforme. Si el organismo aún no recibió o tiene observaciones, adelantarte complica el cobro.
• Corregir con una factura nueva en vez de nota de crédito. Si te equivocaste, el camino correcto es emitir una nota de crédito que anule la factura y luego re-emitir.

¿Y cuándo me pagan?

En Chile rige la Ley de Pago a 30 días: por regla general el Estado debe pagarte dentro de los 30 días corridos siguientes a la recepción de la factura. El reloj parte cuando hay recepción conforme de lo entregado y la factura válidamente recibida, no cuando emites el documento.

En la práctica, esto significa dos cosas para tu flujo de caja:

• Mientras antes obtengas la recepción conforme y emitas la factura bien hecha, antes empieza a correr el plazo.
• Si tienes varias órdenes de compra al mismo tiempo, lo difícil no es facturar: es saber cuáles ya te pagaron y cuáles están por vencer. Ahí es donde muchos proveedores pierden el control revisando cartolas a mano.

Cómo lo resuelve Marko

La mayoría de las herramientas para vender al Estado te ayudan a encontrar y ganar la oportunidad, y te dejan solo justo cuando empieza lo administrativo. Marko es un ERP pensado para el proveedor del Estado que cierra el círculo completo: desde la orden de compra hasta el cobro.

• Factura directo desde la orden de compra. Marko trae tus OC de Mercado Público y emite el DTE (factura, guía o nota de crédito) tomando los datos de la orden, sin re-digitar al organismo ni los ítems.
• Conectado al SII y a tu facturador. Emite con Haulmer Open Factory, Bsale o Relbase, y mantiene tus documentos sincronizados con el SII.
• Concilia tus pagos. Con la sincronización bancaria, Marko cruza los abonos del Estado con tus órdenes de compra y facturas, para que sepas qué se pagó sin perseguir cartolas.

¿Todavía no estás inscrito como proveedor? Parte por nuestra guía de cómo inscribirse en Mercado Público.

Preguntas frecuentes